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1)低成本：內部之間的通話可以不通過市話局，使用小號撥號，減少占用市話線路資源，確保外線暢通，減少投資。

2)共享外線資源：避免一個公司不同的員工有不同的電話號碼，給廣告、宣傳、名片印刷造成混亂，避免客戶為辦一件事，要反復撥打多個電話才能完成的尷尬；或幾個辦公桌甚至幾個辦公室共用一部電話，不方便撥打和接聽。安裝了程控交換機，客戶只要撥打公司公共資源，就能找到要找的人，就能一次辦好事情。

3)提高外線呼入效率，提高商務成功率：安裝電話交換機，為貴公司每位員工安排一部分機，外線呼入由前臺（或電腦話務員）進行信息處理，并分流至具體員工，在資源共享的同時，讓外線打入者以最快的速度和要聯系的人聯系上。如果沒有安裝集團電話，告知撥打另一個電話號碼，外線可能呼入好多次都接不通要找的人，那么客戶可能就有流失的風險，使貴公司喪失在第一時間和客戶聯系的機會，而集團電話可以確保客戶一次撥入即可得到完滿的解答，即使在該員工電話占線或暫時離開無人接聽的情況下，也會按照您的要求將來電轉移至另一部電話進行信息前期初步處理。如果有留言系統，客戶還可以對您進行留言。

4)呼出管理、統計：一般情況下貴單位的電話費用管理只能依靠員工的自覺性，無法杜絕公話私用，煲電話粥的情況。對外線呼出權的合理控制也是集團電話的一項重要功能，集團電話可以如實的記錄每部電話呼出號碼的類型、時間長短、話費等；如有需要，還可以給每位員工分配一個隨身密碼，不知道密碼的人無法撥打電話，可如實的反映電話的實際使用情況；不論話費高低，關鍵是看電話的使用情況是否合理。
 

5)提升公司形象、提高辦公效率：由于是共享外線號碼資源，故客戶呼入的成功率大大提高，即使在您不在位置或占線的情況下，也可以快捷的為您通知到商務信息，讓客戶感覺到方便、規范、舒服，使您在第一時間獲取商務需求資料。